KMO Standaard of Op maat applicatie

Uitdagingen voor de KMO

Veel KMO’s weten dat IT systemen noodzakelijk zijn maar leggen de focus teveel op het overleven en te weinig naar vernieuwing. Technologie wordt niet gezien als middel om zich te onderscheiden van de concurrentie maar eerder als een kost.
In de ICT monitor van Unizo (ICT bij de KMO: een stand van zaken anno 2011) lezen we bijvoorbeeld dat meer dan 60% Van de KMO’s enkel en alleen investeren in technologie als het tot een kostbesparing leidt of bijdraagt tot een stroomlijning van de kernactiviteiten. Het is juist dat laatste dat een belangrijke rol speelt in het komen tot betere bedrijfsresultaten.

Stroomlijning van de kernactiviteiten

Bij het automatiseren van de kernactiviteiten is het aan te raden dat een KMO zich steeds de vraag stelt hoe samenwerking tussen innovatie, ontwikkeling en implementatie van ICT behulpzaam kan zijn. Steeds duidelijker wordt dat ICT in meer of mindere mate een cruciale rol vervult in vrijwel alle primaire en ondersteunende activiteiten binnen de KMO. Voorts wordt steeds nadrukkelijk om een integrale benadering gevraagd, dat wil zeggen de inhoudelijke en organisatorische domeinen doorsnijdend. Tegelijkertijd staan KMO’s voor omvangrijke uitdagingen met betrekking tot verhoging van de kwaliteit en verlaging van de kosten.

Keuze van de software

Standaard software

Bij een stroomlijning wordt net als bij grote bedrijven de KMO geconfronteerd met processen als Personeelsadministratie, Financiële administratie, CRM, Inkoop, Stockbeheer, …. Grote bedrijven hebben full time IT medewerkers in dienst en beschikken over de nodige budgetten die bij een KMO initieel niet aanwezig, of niet gebudgetteerd zijn. Daarom keren ze zich heel dikwijls naar software leveranciers die een groot deel van deze processen standaard hebben verwerkt. Het nadeel hiervan is dat of het standaard software pakket teveel functionaliteiten biedt die de KMO niet nodig heeft maar wel moet betalen, en dikwijls tekortkomingen heeft t.o.v. van hun markt en bedrijfsdoelstelling. Voor dit laatste schaft men dan een ander standaard pakket aan hetgeen dikwijls een integratie tussen de verschillende pakketten vergt waarvoor de KMO opnieuw geen competentie en budget heeft. Daarnaast wordt dan ook nog eens de organisatie aan het standaard pakket aangepast wat dikwijls een verhoogde werkdruk en ontevreden medewerkers als resultaat heeft.

Op maat software

Een andere mogelijkheid is dat de KMO de stroomlijning zelf in een eigen ontwikkelde applicatie gaat verwerken. Deze keuze vergt veel know-how en kunde en bij deze keuze is het noodzakelijk dat de KMO over een competent ontwikkelteam beschikt. Dit team is verantwoordelijk om de  architectuur en standaarden zo min mogelijk als techniek te benaderen, maar te gebruiken als instrument om inhoudelijke doelen te realiseren en dagdagelijkse processen te informatiseren zodoende de productiviteit en tevredenheid te verhogen. Het doel is een scala aan processen, systemen en informatiestromen in kaart te brengen zodat deze op een gecontroleerde en evolutieve manier kunnen uitgevoerd en beheerd worden.

Echter deinzen KMO’s hierop terug omdat het niet vanzelfsprekend is dat een KMO alle ICT standaarden en concepten onder de knie heeft. De hoge ontwikkelkost en de dure programmatuur maakt dat op maat ontwikkelingen niet haalbaar is voor het merendeel van kleine en middelgrote organisaties. De KMO is daardoor genoodzaakt om zich aan te passen aan de standaard software, wat een belangrijk intern veranderingsproces teweeg brengt.

KMO en Hardware

Het ICT landschap verandert voortdurend en werknemers brengen vaak hun eigen faciliteiten, zoals laptops, smartphones en andere systemen met zich mee. De vraag is dan ook in hoeverre KMO’s zelf nog moeten voorzien in hardware, maar ook in bijvoorbeeld netwerkvoorzieningen, als werknemers met eigen telefoonabonnementen informatie van het internet ophalen, zelf hun eigen e-mail omgeving mee brengen en de hardware van deze medewerkers in een aantal gevallen beter is dan wat een KMO voor hen kan bieden. In de ondersteuning van KMO’s ligt dan ook veel mogelijke kosten besparingen door te kiezen voor andere vormen van het faciliteren van medewerkers. Door als KMO zelf de regie te hebben op de eigen processen en vervolgens gebruik te maken van generieke proces aanbieders of generieke cloud diensten voor deze processen wordt een KMO flexibeler.

Veel van de functionaliteiten die de vaak omvangrijke systemen bevatten, worden tegenwoordig ook aangeboden in de cloud. Boekhouding, verkoopafdeling, personeelsafdeling, maar ook distributie maken gebruik van mobiele apparatuur, waarop ze toegang willen hebben tot een eigen, gepersonaliseerde werkomgeving.

Feiten

Het toenemende generieke karakter van veel applicatiebehoeften en het grote aanbod van functionaliteiten maken een herbezinning op de traditionele ICT omgeving noodzakelijk. Een digitale werkomgeving kan het werk van verkoop, personeelsbeheer, onderzoek en beheerpersoneel ondersteunen. Deze ontwikkelingen maken het niet meer vanzelfsprekend dat KMO’s kiezen voor standaardsystemen om hun klanten en personeel een elektronische omgeving te bieden. Een KMO dat wil groeien, moet kunnen beslissen over een betaalbare ICT omgeving zonder daarom te moeten inboeten op flexibiliteit, uitbreidbaarheid en onderhoudbaarheid.

Case Study

Tegeloutlet, met een netwerk van 9 franchisenemers, dat grotendeels genoeg heeft aan een aantal basisfunctionaliteiten zocht een generieke online samenwerkingsomgeving dat uitkomst biedt voor voorzieningen als promoties, voorraadbeheer, facturatie en leveringsoptimalisatie. Franchisenemers die daarnaast behoefte hebben aan aanvullende of meer geavanceerde functionaliteiten (vb: integratie met Excel, e-mail, …) moeten deze kunnen implementeren middels de standaard instrumenten die voorhanden zijn.

Doelstelling

Door samen te werken op processen waarop concurrentie geen zin heeft wordt efficiency bereikt voor het hele Tegeloutlet netwerk. Het is hierbij noodzakelijk om deze processen inzichtelijk te krijgen, daarom wordt een functionaliteiten/processen matrix gemaakt voor de gewenste/gevraagde functionaliteiten. De samenwerking van de verschillende stores om diensten te delen zal verder doorstralen in het hele netwerk doordat aanpalende activiteiten ook aan kunnen haken bij gezamenlijk gemaakte afspraken (lokale/nationale promoties), zodat diensten eenvoudiger kunnen worden geïmplementeerd. Door best practices als handreikingen aan te bieden voor gestandaardiseerde integratie van processen en informatie binnen en buiten Tegeloutlet, krijgen klanten, leveranciers en werknemers een betere dienstverlening op maat.

Op Maat kan

Onder de doelstelling om geen genoegen te nemen met minder heeft Tegeloutlet zich laten begeleiden door een ICT leverancier dat kennis heeft van moderne ICT concepten en ervaring heeft met op maat ontwikkeling. De ICT leverancier heeft dan ook samen met Tegeloutlet een keuze gemaakt van bestaande instrumenten. De beschikbare technologieën als de Cloud (Windows Azure) en Microsoft Visual Studio, dat werd uitgebreid met een applicatie generator (www.vidyano.com) werden weerhouden om volgende redenen:

  • onderhoudbaar
  • uitbreidbaar
  • groeipotentieel
  • controleerbare kosten
  • stabiel
  • gebruik van standaarden
  • beschikbaar voor verschillende type hardware en gebruikers
  • snelle implementatie
  • online

Conclusie

Door het nemen van een initiatief door 1 Franchisenemer werd geopteerd om samen afspraken te maken over de toepassing van een het nieuwe serviceconcept. Het belangrijkste effect hiervan is, naast een hogere productiviteit en lagere overhead door optimalisatie van bedrijfsprocessen, dat de organisatie een hogere servicegraad realiseert. Cliënten voeren online regie op hun eigen behoefte en professionals doen wat zij graag doen, namelijk inhoud geven aan hun vak door service te leveren.

Het is de combinatie van de standaard instrumenten (≠ standaard applicatie), en de kennis en ervaring van de ICT leverancier dat dergelijke flexibele online samenwerking op maat mogelijk, betaalbaar en haalbaar maakt.

Het is absoluut aan te raden dat KMO’s zich laten begeleiden door externe specialisten die zich uitrusten met instrumenten die de complexiteit van het ontwikkelen drastisch verminderd. Dit laatste is noodzakelijk zodat er bij eventuele groei kan overgeschakeld worden van een extern partnerschap naar een eigen intern team dat gestadig de nodige competentie kan opbouwen om zo deze instrumenten maximaal te benutten.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s