Skip to content
January 24, 2014 / gclauwae

Functioneel Beheer

Ontwikkeling vergt een inspanning op zowel het organisatorische, technische als sturende niveau.

Een belangrijke functie in deze is het Functioneel Beheer, de connectie tussen de technische specialisten en de gebruikers.

FunctioneelBeheer

De cultuur van de organisatie bepaalt het Functioneel Beheer dat voor de specifieke behoeften en integraties best past. Eén van de randvoorwaarden is het creëren van een draagvlak. Wil dat draagvlak zowel bij het management als de medewerkers zo groot mogelijk zijn, dan blijkt uit praktijk de evolutionaire aanpak het meest succesvol te zijn. De belangrijkste elementen in deze aanpak zijn:

    • Gebruikmaken van zelflerende en zelfregulerende teams
    • Verandering aangepast aan ambitieniveau van de organisatie en beschikbaarheid van de eigen medewerkers
    • Rekening houden met individuele belangen en wegnemen weerstanden
    • Met behulp van workshops
    • Meting op het bereiken van door teams zelf gedefinieerde resultaten

Een andere reden om voor deze aanpak te kiezen is het feit dat het komen tot een set van applicatie functionaliteiten het meest succesvol is als dat in nauwe samenwerking met de betreffende medewerkers zelf gebeurd. Het Functioneel Ontwerp is de vertaalslag tussen enerzijds de vraag uit de organisatie en anderzijds de applicatie, het computer programma, het informatiesysteem, in elk geval techniek.

Functioneel Beheer is een vak apart dat met daarvoor geschikte medewerkers dient te worden uitgevoerd. Zij zijn in staat de business richting IT optimaal te vertegenwoordigen. Dat vergt aandacht voor competentie-, opleidingsniveau en kennis van de medewerkers die deze rol (gaan) invullen

Een professionele Functioneel Beheer-organisatie is in staat:

    • te zorgen voor ongestoord en optimaal gebruik van de applicaties;
    • business wensen te vertalen in noodzakelijke wijzigingen;
    • het belang van de business in projecten omzetten;
    • te zorgen voor het onbelemmerd in productie nemen van nieuwe en gewijzigde applicaties;

Functioneel Beheer werkt actief samen met vertegenwoordigers van eindgebruikers en het lijnmanagement van de business. Richting IT leveranciers is samenwerking nodig met onder andere applicatie- en technisch beheerders. Daarnaast zijn er nog diverse rollen waarmee Functioneel Beheer te maken heeft in een onderhoud- of projectsituatie.

January 18, 2013 / gclauwae

Rhea Service Management Dutch

<a href="

” title=”Rhea Service Management Dutch”>Rhea Service Management Dutch

Als je wil weten welke Service Management diensten Rhea levert, dan is deze presentatie voor U.

May 15, 2012 / gclauwae

KMO Standaard of Op maat applicatie

Uitdagingen voor de KMO

Veel KMO’s weten dat IT systemen noodzakelijk zijn maar leggen de focus teveel op het overleven en te weinig naar vernieuwing. Technologie wordt niet gezien als middel om zich te onderscheiden van de concurrentie maar eerder als een kost.
In de ICT monitor van Unizo (ICT bij de KMO: een stand van zaken anno 2011) lezen we bijvoorbeeld dat meer dan 60% Van de KMO’s enkel en alleen investeren in technologie als het tot een kostbesparing leidt of bijdraagt tot een stroomlijning van de kernactiviteiten. Het is juist dat laatste dat een belangrijke rol speelt in het komen tot betere bedrijfsresultaten.

Stroomlijning van de kernactiviteiten

Bij het automatiseren van de kernactiviteiten is het aan te raden dat een KMO zich steeds de vraag stelt hoe samenwerking tussen innovatie, ontwikkeling en implementatie van ICT behulpzaam kan zijn. Steeds duidelijker wordt dat ICT in meer of mindere mate een cruciale rol vervult in vrijwel alle primaire en ondersteunende activiteiten binnen de KMO. Voorts wordt steeds nadrukkelijk om een integrale benadering gevraagd, dat wil zeggen de inhoudelijke en organisatorische domeinen doorsnijdend. Tegelijkertijd staan KMO’s voor omvangrijke uitdagingen met betrekking tot verhoging van de kwaliteit en verlaging van de kosten.

Keuze van de software

Standaard software

Bij een stroomlijning wordt net als bij grote bedrijven de KMO geconfronteerd met processen als Personeelsadministratie, Financiële administratie, CRM, Inkoop, Stockbeheer, …. Grote bedrijven hebben full time IT medewerkers in dienst en beschikken over de nodige budgetten die bij een KMO initieel niet aanwezig, of niet gebudgetteerd zijn. Daarom keren ze zich heel dikwijls naar software leveranciers die een groot deel van deze processen standaard hebben verwerkt. Het nadeel hiervan is dat of het standaard software pakket teveel functionaliteiten biedt die de KMO niet nodig heeft maar wel moet betalen, en dikwijls tekortkomingen heeft t.o.v. van hun markt en bedrijfsdoelstelling. Voor dit laatste schaft men dan een ander standaard pakket aan hetgeen dikwijls een integratie tussen de verschillende pakketten vergt waarvoor de KMO opnieuw geen competentie en budget heeft. Daarnaast wordt dan ook nog eens de organisatie aan het standaard pakket aangepast wat dikwijls een verhoogde werkdruk en ontevreden medewerkers als resultaat heeft.

Op maat software

Een andere mogelijkheid is dat de KMO de stroomlijning zelf in een eigen ontwikkelde applicatie gaat verwerken. Deze keuze vergt veel know-how en kunde en bij deze keuze is het noodzakelijk dat de KMO over een competent ontwikkelteam beschikt. Dit team is verantwoordelijk om de  architectuur en standaarden zo min mogelijk als techniek te benaderen, maar te gebruiken als instrument om inhoudelijke doelen te realiseren en dagdagelijkse processen te informatiseren zodoende de productiviteit en tevredenheid te verhogen. Het doel is een scala aan processen, systemen en informatiestromen in kaart te brengen zodat deze op een gecontroleerde en evolutieve manier kunnen uitgevoerd en beheerd worden.

Echter deinzen KMO’s hierop terug omdat het niet vanzelfsprekend is dat een KMO alle ICT standaarden en concepten onder de knie heeft. De hoge ontwikkelkost en de dure programmatuur maakt dat op maat ontwikkelingen niet haalbaar is voor het merendeel van kleine en middelgrote organisaties. De KMO is daardoor genoodzaakt om zich aan te passen aan de standaard software, wat een belangrijk intern veranderingsproces teweeg brengt.

KMO en Hardware

Het ICT landschap verandert voortdurend en werknemers brengen vaak hun eigen faciliteiten, zoals laptops, smartphones en andere systemen met zich mee. De vraag is dan ook in hoeverre KMO’s zelf nog moeten voorzien in hardware, maar ook in bijvoorbeeld netwerkvoorzieningen, als werknemers met eigen telefoonabonnementen informatie van het internet ophalen, zelf hun eigen e-mail omgeving mee brengen en de hardware van deze medewerkers in een aantal gevallen beter is dan wat een KMO voor hen kan bieden. In de ondersteuning van KMO’s ligt dan ook veel mogelijke kosten besparingen door te kiezen voor andere vormen van het faciliteren van medewerkers. Door als KMO zelf de regie te hebben op de eigen processen en vervolgens gebruik te maken van generieke proces aanbieders of generieke cloud diensten voor deze processen wordt een KMO flexibeler.

Veel van de functionaliteiten die de vaak omvangrijke systemen bevatten, worden tegenwoordig ook aangeboden in de cloud. Boekhouding, verkoopafdeling, personeelsafdeling, maar ook distributie maken gebruik van mobiele apparatuur, waarop ze toegang willen hebben tot een eigen, gepersonaliseerde werkomgeving.

Feiten

Het toenemende generieke karakter van veel applicatiebehoeften en het grote aanbod van functionaliteiten maken een herbezinning op de traditionele ICT omgeving noodzakelijk. Een digitale werkomgeving kan het werk van verkoop, personeelsbeheer, onderzoek en beheerpersoneel ondersteunen. Deze ontwikkelingen maken het niet meer vanzelfsprekend dat KMO’s kiezen voor standaardsystemen om hun klanten en personeel een elektronische omgeving te bieden. Een KMO dat wil groeien, moet kunnen beslissen over een betaalbare ICT omgeving zonder daarom te moeten inboeten op flexibiliteit, uitbreidbaarheid en onderhoudbaarheid.

Case Study

Tegeloutlet, met een netwerk van 9 franchisenemers, dat grotendeels genoeg heeft aan een aantal basisfunctionaliteiten zocht een generieke online samenwerkingsomgeving dat uitkomst biedt voor voorzieningen als promoties, voorraadbeheer, facturatie en leveringsoptimalisatie. Franchisenemers die daarnaast behoefte hebben aan aanvullende of meer geavanceerde functionaliteiten (vb: integratie met Excel, e-mail, …) moeten deze kunnen implementeren middels de standaard instrumenten die voorhanden zijn.

Doelstelling

Door samen te werken op processen waarop concurrentie geen zin heeft wordt efficiency bereikt voor het hele Tegeloutlet netwerk. Het is hierbij noodzakelijk om deze processen inzichtelijk te krijgen, daarom wordt een functionaliteiten/processen matrix gemaakt voor de gewenste/gevraagde functionaliteiten. De samenwerking van de verschillende stores om diensten te delen zal verder doorstralen in het hele netwerk doordat aanpalende activiteiten ook aan kunnen haken bij gezamenlijk gemaakte afspraken (lokale/nationale promoties), zodat diensten eenvoudiger kunnen worden geïmplementeerd. Door best practices als handreikingen aan te bieden voor gestandaardiseerde integratie van processen en informatie binnen en buiten Tegeloutlet, krijgen klanten, leveranciers en werknemers een betere dienstverlening op maat.

Op Maat kan

Onder de doelstelling om geen genoegen te nemen met minder heeft Tegeloutlet zich laten begeleiden door een ICT leverancier dat kennis heeft van moderne ICT concepten en ervaring heeft met op maat ontwikkeling. De ICT leverancier heeft dan ook samen met Tegeloutlet een keuze gemaakt van bestaande instrumenten. De beschikbare technologieën als de Cloud (Windows Azure) en Microsoft Visual Studio, dat werd uitgebreid met een applicatie generator (www.vidyano.com) werden weerhouden om volgende redenen:

  • onderhoudbaar
  • uitbreidbaar
  • groeipotentieel
  • controleerbare kosten
  • stabiel
  • gebruik van standaarden
  • beschikbaar voor verschillende type hardware en gebruikers
  • snelle implementatie
  • online

Conclusie

Door het nemen van een initiatief door 1 Franchisenemer werd geopteerd om samen afspraken te maken over de toepassing van een het nieuwe serviceconcept. Het belangrijkste effect hiervan is, naast een hogere productiviteit en lagere overhead door optimalisatie van bedrijfsprocessen, dat de organisatie een hogere servicegraad realiseert. Cliënten voeren online regie op hun eigen behoefte en professionals doen wat zij graag doen, namelijk inhoud geven aan hun vak door service te leveren.

Het is de combinatie van de standaard instrumenten (≠ standaard applicatie), en de kennis en ervaring van de ICT leverancier dat dergelijke flexibele online samenwerking op maat mogelijk, betaalbaar en haalbaar maakt.

Het is absoluut aan te raden dat KMO’s zich laten begeleiden door externe specialisten die zich uitrusten met instrumenten die de complexiteit van het ontwikkelen drastisch verminderd. Dit laatste is noodzakelijk zodat er bij eventuele groei kan overgeschakeld worden van een extern partnerschap naar een eigen intern team dat gestadig de nodige competentie kan opbouwen om zo deze instrumenten maximaal te benutten.

May 7, 2012 / gclauwae

Kennis van Concepten bij op maat ontwikkeling

Concepten

Bij een op maat ontwikkeling komen veel aspecten van ICT aan bod. Naast de hardware, het operating systeem en het netwerk is het belangrijk om concepten zoals prototyping, mobiel, flexibel, training, validatie, coding standaarden, onderhoudbaar, herbruikbaar, testbaar, versiebeheer, in productie name, integratie, UX design, touch, web, transactiebeheer, beveiliging, performantie, cloud, gebruikersbeheer, meertalig, logging, caching, error handling, exception handling, SEO, rapportering, … te begrijpen.

Competentie vergaren over al deze elementen is geen sinicure en is iets waarvoor vele jaren studie en ervaring meer gepaard gaan.

Doel versus Concepten

Organisaties hebben als doel om operationeel zo efficiënt mogelijk te opereren en zo het bedrijfsresultaat maximaliseren en snel in te spelen op de vraag van de markt. Om dit doel te bereiken wordt een groot deel van de winst geinvesteerd in ICT oplossingen. Een oplossing is bijvoorbeeld een op maat ontwikkeling dat volledig inspeelt op de behoefte en eisen. Dit vergt echter tijd, kennis en kunde en een aanzienlijk budget om te realiseren. Een groot deel van het budget gaat tijdens de ontwikkeling echter verloren aan het ontwikkelen en implementeren van de verschillende concepten.

Tools

Het is dan ook aan te raden dat organisaties partners kiezen die tools in huis halen die een groot deel van deze concepten standaard aanbieden. Dit is vergelijkbaar met het bouwen van een houtskeletwoning dat uniek is voor elke bouwheer, maar waarvoor de bouwheer beroep doet op leveranciers die standardisatie en automatisatie toepassen voor de invulling van de concepten.

Bij ICT is dit evengoed zo en het uitbesteden van deze concepten aan een partner met kennis van deze tools geeft de organisatie de mogelijkheid om zich te focussen op hetgeen voor hem belangrijk is, namelijk de bedrijfsprocessen.

Vidyano

Een tool dat al deze concepten tijden de ontwikkeling heeft geautomatiseerd is het Belgische Vidyano. Deze tool is  gebaseerd op het Rapid application development (RAD) principe wat een software proces is dat zorgt voor een goede beheersing van doorlooptijd en kwaliteit van de te ontwikkelen applicatie. Deze manier van ontwikkeling is gericht op een team samenwerking tussen de ontwikkelaar en de klant. De applicatie functionaliteiten worden uitgebreid in een iteratief proces tussen de teams.

Het ontwikkelproces kan cloud computing principes gebruiken om middelen te voorzien voor het project. Omdat de applicatie iteratief wordt aangepast, kunnen extra verfijningen en features worden toegevoegd op basis van nieuwe eisen en feedback van de eindgebruikers. Zo bereikt de applicatie sneller het punt van gebruikers acceptatie dan in een normaal ontwikkelproces.

Met de tool, wordt tijdens het ontwikkelingsproces een korte periode voorzien om een bruikbaar prototype te maken. Timeboxing is een van de ontwikkeling technieken dat wordt gebruikt in het herhalend proces om de applicatie, met specifieke kenmerken, te ontwikkelen binnen vooraf bepaalde mijlpalen in het project.

Vidyano biedt de klant de gelegenheid om een prototype te testen terwijl verder wordt ontwikkeld en geïmplementeerd. Dit draagt bij aan vermindering van de hoeveelheid tijd die nodig is voor de ontwikkelaar om te debuggen en oplossen van onregelmatigheden in de applicatie, in vergelijking met traditionele ontwikkel methoden. De ontwikkeling cyclus duurt meestal een paar dagen tot een paar weken, afhankelijk van de omvang van het project. Het is aan het samenwerkend team om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft omdat tijd één van de kenmerken is van het rapid application development proces.

Vidyano is uiterst nuttig in situaties waar de omvang van de ontwikkeling streng moet bewaakt worden en de applicatie functionaliteiten niet zo goed zijn gedefinieerd. Het gebruik van cloud computing helpt ook om de kosten te verlagen, omdat investeringen in de infrastructuur van de computer-omgeving worden verminderd.

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.